Datenqualität – Blog

Als ich mich vor etwa zehn Jahren zum ersten Mal mit dem Thema Datenqualität beschäftigt hatte, war der Qualitätsregelkreis (Planung-Messung-Bewertung-Verbesserung oder Plan-Do-Check-Act, kurz: PDCA) State of the Art im Hinblick auf nachhaltiges DQ-Management. Nicht nur die Berater, sondern vor allem auch die DQ-Softwarehersteller übernahmen dieses Prinzip und bauten ihre Module um diesen Regelkreis herum. Das suggeriert selbst heute nicht selten, dass mit einer DQ-Software-Suite eigentlich alle Probleme in diesem Bereich schnell gelöst werden können. Aber wir wissen ja inzwischen, wie wir das einzuordnen haben. Schaut man sich aber die einzelnen PDCA-Ansätze im DQM-Umfeld mal genauer an, wird man erhebliche inhaltliche Differenzen feststellen. Daher möchte ich hier zunächst zwischen einem projektorientierten und einem prozessbegleitenden DQM-Ansatz unterscheiden:

Der projektorientierte Ansatz (vgl. Abbildung 1) definiert den PDCA-Zyklus – wie der Name schon andeutet – aus der Perspektive eines eigenständigen DQ-Projekts, d. h. relativ unabhängig vom Datenmanagement-Prozess, also z. B. der Einführung und dem Betrieb eines Data Warehouse selbst. Vielmehr bezieht sich dieser Ansatz auf einzelne Problemfelder, die im Rahmen eines solchen Regelkreises angegangen werden. Um ein DQ-Problem an einem bestimmten Punkt nachhaltig zu klären, bedarf es in der Regel einer Betrachtung des gesamten vorgelagerten Datenflusses mit den dazugehörigen Geschäftsprozessen, IT-Systemen und beteiligten Mitarbeitern. Der Bezug zum Datenmanagement-Prozess erfolgt dabei eigentlich erst, wenn es um ursachenorientierte, nachhaltige Verbesserungsmaßnahmen geht, die gegebenenfalls in diesem Bereich Optimierung erfordern. Der projektorientierte Ansatz wird z.B. durch ein eigens dafür eingerichtetes DQ-Team oder zumindest einen bereichsspezifischen DQ-Verantwortlichen gesteuert. Dies ist notwendig, weil die Fähigkeiten oder gar das Bewusstsein der Mitarbeiter oft noch nicht ausreichend entwickelt sind, um DQ-relevante Aktivitäten schon als Bestandteil des eigenen Aufgabenspektrums zu verstehen und auszuführen.

Geht ein Unternehmen nun dazu über, die Datenqualitätsprozesse nicht mehr nur von festgestellten Problemlagen abhängig zu machen, sondern stärker proaktiv zu gestalten, dann werden sie diesen unmittelbar mit dem relevanten Datenmanagementprozess verbinden müssen (vgl. z.B. Helfert 2002 oder Appel u.a. 2009). Eine solche Situation kennzeichnet den Übergang von einem projektorientierten zu einem prozessbegleitenden DQ-Prozess.

Helfert bspw. interpretiert den PDCA-Zyklus dabei entsprechend der St. Galler Qualitätsmanagementschule nicht mehr im oben beschriebenen projektorientierten Sinn (Planung-Messung-Bewertung-Verbesserung). Vielmehr reduziert er diesen Prozess auf die Schritte DQ-Planung und DQ-Lenkung, die wiederum den gesamten Datenmanagementprozess umfassen. Also nicht nur von der Datenerfassung bis zur Informationsnutzung im Betrieb der jeweiligen Informationsarchitektur selbst (Ausführungsphase), sondern schon von der Analyse- über die Spezifikations- und Konstruktions- bis hin zur Realisierungsphase von Datenmanagement-Projekten (Designphase) selbst (siehe auch Abbildung 2). Designqualität steht dabei im Rahmen der DQ-Planung für proaktive Fehlervermeidung in der Entwicklung, für die Ableitung von DQ-Anforderungen aus dem Informationsbedarf, für die Festlegung von Standards, Datendefinitionen und Dokumentationen usw. Ausführungsqualität steht hingegen im Kontext der DQ-Lenkung (nicht mehr nur DQ-Messung!) für proaktive Fehlererkennung, -vermeidung und -beseitigung in der Datenbereitstellung u. -versorgung selbst, für die Messung von DQ- und Prozessqualität sowie die zusätzliche Erkennung von DQ-Spezifikationen. DQ-Planung und DQ-Lenkung besitzen in ihrem Zusammenhang dann bereits einen eigenen Rückkopplungsprozess durch entsprechende Korrekturzyklen, der bei gemessenen Daten- und Prozessmängeln im Ausführungsprozess (Do) zu entsprechenden Verbesserungsmaßnahmen in der Designphase (Plan) führen wird. Prozessbegleitend meint dabei, dass die DQ-Aktivitäten wie schon im oben beschriebenen projektorientierten Ansatz sowohl funktional als auch institutionell nicht in das unmittelbare Aufgabenspektrum des Datenmanagements integriert ist, sondern noch mehr oder weniger extern durch spezielle DQM-Akteure gesteuert wird.

An dieser Stelle soll noch ein weiterer Ansatz eingeführt werden, das prozessintegrierte DQM (vgl. Abbildung 2), was sich durch eine integrierte Selbstkontrolle aller Mitarbeiter entlang der Datenmanagementaktivitäten charakterisieren lässt. Qualität ist dann im Wesentlichen ein integraler Bestandteil der Arbeit aller Betroffenen und kann weder funktional noch institutionell getrennt von deren jeweils relevanten Aufgabenfeldern begriffen werden. In diesem Kontext bekommt der iterative DQM-Regelkreis eine ganz andere Struktur als die anfängliche projektorientierte Variante. Wenn Qualität praktisch wesentlich bei den Mitarbeitern verinnerlicht ist, dann bestimmt sich auch das Aufgabenspektrum des mehr oder weniger zentral etablierten DQM-Teams zunehmend neu in Richtung eines aktiven Risikomanagements (Check, siehe Abbildung 2, im Unterschied zu DQ-Bewertung in Abbildung 1). Dieses hat das Ziel, erfolgskritische Daten und Prozesse durch zusätzliche Kontrollmechanismen abzusichern. Darüber hinaus wird der letzte Schritt des Regelkreises (Act) nicht mehr als Basis für die Ableitung und Umsetzung spezieller Verbesserungsmaßnahmen verstanden wie im projektorientierten Herangehen (siehe Abbildung 1). Vielmehr stehen die zentralen Maßnahmen der DQ-Verbesserung vor allem im Zeichen der Institutionalisierung eines unternehmensweiten kontinuierlichen Verbesserungsprozesses, der seine Themen nicht in der unmittelbaren operativen Arbeit, sondern vielmehr in einem ganzheitlichen, langfristigen Kontext definiert. Konkrete operative Maßnahmen werden ja – wie bereits erwähnt – im Rückkopplungsprozess zwischen Design- (Plan) und Ausführungsqualität (Do) abgeleitet.

Diese drei Ansätze lassen sich wie in Abbildung 3 dynamisch einordnen und bieten damit auch die Möglichkeit, eine Metamorphose des operativen DQ-Prozesses im Verlauf der DQ-Reifegradentwicklung nachzuvollziehen. Dabei handelt es sich um Idealtypen, die in der Praxis oft in Mischformen auftreten, weil sie nach und nach ineinander übergehen. Das große Ziel ist ein proaktives und letztendlich ganzheitliches Vorgehen, das nur im prozessintegrierten Verfahren verwirklicht werden kann.